こんにちは。スモールビジネスのサポートデザイナー、ホシカオリです。
お客様から商品を買っていただいたけど、後払いのときに「なかなかお支払いがなくて困った」という経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
お客さまは悪気がなく「支払いを忘れてた」という場合もありますし、「このくらいの目安で払えば大丈夫だろう」と思っている方もいます。
でも、長期間お支払いがない状態は催促に時間が取られてしまいますし、メンタル状もよくないです。
また、お支払いはビジネスでの「信頼性」に関わるので、お互い気持ちよく取引するためには期日を守って支払いをしてもらうことは大切です。
ここでは、自営業・フリーランスの方向けに、お支払いをされなかったときの対処方法についてまとめました。
目次
受注前に対処しておく
お客様のお支払いしていただけない場合に多いのは、お支払いの期日について事前にお伝えしていないことが挙げられます。
ですので、まずは、お仕事を受注する前に支払い日を契約書に書くか、見積書に書いておくことをおすすめします。ちなみに見積書への記載は法的根拠が薄いので利用するときは、注意してください。
お支払日は「一週間後にお支払いください」ではなく、「○日までにお支払いください」と具体的な日にちを記載するようにしてください。
納品後の対応
具体的な日にちを必ずチェック！
納品後は、契約書や請求書に記載した期日にお支払いがあるかどうかをチェックしておきましょう。
期日から1〜2日経っても入金がない場合は、「入金が確認できませんでした。経理の関係でお支払い可能日を伺っています。いつ頃のお支払いになるか教えていただきたいです。」と聞いてみるのをおすすめします。
このとき「大体二週間後にお支払いします」と返答されるお客さまもいらっしゃいます。
ですが、具体的な期日を決めないと、自分がいつ催促業務をしたらよいかあいまいになってしまい、支払いが先延ばしになってしまう可能性があります。
そのときは、「何日までにお支払いでしょうか？」とお聞きし、具体的な支払い期日を約束するのがよいです。
融資の経験がある元銀行員からお聞きした話でも、支払い日はいつになるのか必ず決めているとのことでした。
個人での建て替えに注意
お客さまに支払日の予定を聞くことで「この人は金銭的に余裕がないのだな」と思われる場合があります。
このとき、お客さまが会社とは関係なく「個人で建て替えます」と気を遣っておっしゃられることがあります。
しかし、個人でのお支払いは、会社との直接なやりとりではなくなり、支払先があいまいになるのでおすすめできません。
相手が会社の場合は、個人とお金のやりとりすることは避けるようにしてください。
請求書はメールで保存
契約書がない状態でやりとりした場合、法的な根拠が薄くなってしまうため、やりとりしたメールは保存しておくとよいでしょう。
契約書や請求書に関するやりとりは、チャットの場合だと残らない可能性があるため、メールでのやりとりをおすすめします。
期日までにお支払いがなかった場合
何回か請求しても期日までにお支払いがない場合もあるかと思います。そのときは、諦めずに請求のためのさまざまな手段をとることをおすすめします。
お客さまに確認する
何度か請求をしてもお支払いされない場合、「未入金が確認されています。お支払いをいただけない場合は、弁護士等に相談することとなります。よろしくお願いします。」と伝えるのも効果的です。
このとき、「何日までにご返答をお願いします。」と付け加えておくとなおよいと思います。
大体の場合は、お支払いしていただけるでしょう。
催促で時間を取られないために、「ご入金後は連絡ください。」と付け加えておくとよいと思います。
お客さまから音信不通があった場合は、さまざまな手続きを利用してみてください。
手続きは下記にご説明します。
内容証明を送る
内容証明とは、郵便局が証明してくれる特別な手紙のことです。
この手紙を使って、「いつ」「誰から」「誰あてに」「どのような内容の文書が差し出されたか」を書いて取引先に送ります。
メールでのやりとりに関しても適用されます。
一通1,500円程度の費用がかかりますが、取引先には「法的に対処されている」と感じてもらうことができます。
内容証明は、訴訟になったときにも有利になるため、最初の手段としておすすめです。
請求代行サービスを利用する
催促は時間が取られますし、精神的にも辛くなる作業です。
その作業を代行してくれる、請求代行サービスというものがあります。
請求代行サービスは、請求書作成や発行、代金回収の作業などを行ってくれます。
このサービスを利用するときは、あらかじめ取引先に連絡しておくことが大事です。
請求代行サービスには会社によって特徴がさまざまです。
小規模事業者やフリーランスに対応した請求代行サービスを利用するとよいでしょう。
少額訴訟をする
内容証明を送っても支払いがない場合、少額訴訟をするという手もあります。
少額訴訟は、60万以下の支払いの場合に利用できます。
ここで気になるのが費用ですよね。
少額のお支払いなのに、少額訴訟をしてマイナスになっては無駄になってしまいます。
さらに、弁護士や司法書士に相談した場合は、料金が高くついてしまいます。
訴える側が勝訴すれば費用を支払う必要はありませんが、勝訴するためには手続きをしっかりと行う必要があります。
手続きをしっかりしたい場合、弁護士や司法書士へ依頼をしたいと思いますよね。そのときは、無料相談をしている事務所に相談してみてください。
催促は丁寧に、そしてしっかりと
催促の作業はすごく疲れるので、時に威圧的になってしまうこともあるかもしれません。
しかし、お客さまは「払う気はあるけど、忘れていた」という場合があるので、丁寧な言葉を使いつつ、期日をはっきりして入金確認後はご連絡いただくなどの、前もった対処をすることをおすすめします。
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